Financial & Administrative Assistant - CDD

This is where you save and sustain lives

At Baxter, we are deeply connected by our mission. No matter your role at Baxter, your work makes a positive impact on people around the world. You'll feel a sense of purpose throughout the organization, as we know our work improves outcomes for millions of patients.

Baxter's products and therapies are found in almost every hospital worldwide, in clinics and in the home. For over 85 years, we have pioneered significant medical innovations that transform healthcare.

Together, we create a place where we are happy, successful and inspire each other. This is where you can do your best work.

Join us at the intersection of saving and sustaining lives—where your purpose accelerates our mission.

RESUME DE LA FONCTION

L’assistant assure un ensemble de tâches administratives pour les départements de BDCE et donne du support spécifique pour la gestion des commandes et le suivi facturation.

• Le travail est de nature routinière et axé sur les tâches, mais requiert des propositions d’amélioration
• Compréhension complète des aspects généraux et détaillés du travail et de leur application pratique aux problèmes et situations habituellement rencontrés
• Collaboration avec les départements : l’Executive Assistant, le service finance et training, les Opérations/Supports opérations
• Contacts éventuels avec les AP Baxter, des fournisseurs et GLC.
• Proposition de solutions à des problèmes/cas modérément complexes. En cas de problème complexe, le travailleur fait appel au N+1 et/ou au RH.
• Application de son expérience, sa capacité analytique et ses compétences pour effectuer le travail assigné dans son propre domaine d’expertise
• Alignement avec les procédures opérationnelles standard et peut fonctionner de manière autonome dans ce contexte
• Travailler avec un degré de supervision modéré, avec un espace pour l’autonomie
• Développement d’une expertise grâce à une combinaison de formations liées à l’emploi et une expérience sur le terrain 
• Ambassadeur actif en matière de BOS, 6S et BPTW

TACHES GENERALES

• Administratif
  • Placer les bons de commandes et en assurer le suivi jusqu’à la réception de marchandises, en collaboration avec les opérations.
  • Support gestion de l’économat
  • Rationaliser le contenu des commandes
  • Assurer le respect des procédures de classement et d’archivage
  • Support au déploiement de BOS : mise en pratique des outils LEAN (6S, Visual management, Kaizen) pour garantir l’amélioration continue
  • Supporter le projet d’implémentation de la training matrix BDCE

• Support en communication, informations, events
  • Pratiquer les méthodes BOS dont 6S,
  • Soutien actif à BPTW, Icare, programme de reconnaissance et aux évènements sociaux (St Nicolas, Fête du personnel)

• Finance
  • Approbation et suivi des factures dans Pega.
  • Répondre aux questions des fournisseurs.
  • Vérifier et approuver la facturation des intérimaires
  • Participer aux réunions finances lorsque nécessaire
  • Participer au programme VIP en identifiant des économies potentielles

PROFIL RECHERCHE

• Vous disposez d’un bachelor Gestion/Finances opérationnelles ou équivalence de 2-3 ans en expériences
• Très organisé, vous disposez d’une très bonne gestion des priorités et du stress. 
• Bonnes connaissances en comptabilité/analyse financière
• Excellent niveau de Français et bon niveau d’Anglais.
• Vous maitrisez l’outil informatique (et niveau Avancé dans les divers programmes Office, dont Excel).
• Vous avez développé des connaissances dans les domaines suivants : Lean Management
• Orienté solutions et résultats, capable de participer à des projets,
• Esprit critique et force de propositions,
• Travail en équipe matricielle.

Travail en pause journée/horaires flottants 39hr/semaine (contrat 36 hrs/semaine)

Type de contrat CDD jusque fin 2023

Reasonable Accommodations

Baxter is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If, because of a medical condition or disability, you need a reasonable accommodation for any part of the application or interview process, please send an e-mail to [email protected] and let us know the nature of your request along with your contact information.

Recruitment Fraud Notice

Baxter has discovered incidents of employment scams, where fraudulent parties pose as Baxter employees, recruiters, or other agents, and engage with online job seekers in an attempt to steal personal and/or financial information. To learn how you can protect yourself, review our Recruitment Fraud Notice.